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GUIDE POUR LE DEMANDEUR DE DOCUMENTS RELATIFS A L’ETAT CIVIL CONSULAIRE OU LE CANDIDAT A UN POSTE DE CONSUL HONORAIRE

Ce guide expose, dans ses grandes lignes, la pratique suivie par le Ministère des Affaires Etrangères pour les demandeurs de documents relatifs à l’état civil consulaire et aussi la demande de candidature à un poste de consul honoraire. Il oriente et facilite les démarches auprès des administrations consulaires.

I/- DEMANDEUR DE DOCUMENT RELATIF A L’ETAT CIVIL CONSULAIRE
L’exercice des fonctions d’Officier de l’Etat Civil au Ministère des Affaires Etrangères et dans les missions diplomatiques de Côte d’Ivoire à l’étranger est régi par la loi n°64-374 du 7 octobre 1964 et le décret n° 65-431 du 20 décembre 1965.

  1. Quels sont les actes d’état civil qui sont délivrés par le Ministère des Affaires Etrangères de la République de Côte d’Ivoire ?

Les actes d’état civil délivrés sont :

  • Les extraits d’acte de naissance ;
  • Les extraits d’acte de mariage ;
  • Les avis de mention de mariage, divorce et reconnaissance ;
  • Les fiches individuelles d’état civil ;
  • Les fiches familiales d’état civil ;
  • Les copies intégrales d’acte de naissance et de mariage ;
  • Les certificats de célibat des ivoiriens nés à l’étranger.
  1. Quelles sont les conditions de délivrance des actes ci-dessus mentionnés
  • En ce qui concerne les extraits et les copies intégrales :

Ils doivent avoir été transcrits sur les registres, d’état civil consulaires des Ambassades et Consulats de la République de Côte d’Ivoire à l’étranger.

  • Quant aux fiches d’état civil  consulaires :

Elles sont provisoirement délivrées pour un délai de trois (03) mois si les intéressés (es) justifient d’une naissance déclarée ou d’un mariage célébré à l’étranger.

  • Pour les avis de mention

Ils sont transmis par le Ministère des Affaires Etrangères sur présentation des copies originales ou légalisées (par les Ambassades des pays où ces avis sont déclarés).

  1. Quelle est la procédure de transcription d’un acte d’état civil sur les registres d’état consulaires des Ambassades ?

L’intéressé (e) doit constituer un dossier comprenant les pièces suivantes :

  • Une demande manuscrite adressée au Ministère des Affaires Etrangères de la République de Côte d’Ivoire.
  • Une copie originale ou légalisée (par l’Ambassade du pays où l’acte a été délivré) de l’acte de naissance, mariage ou décès de l’intéressé (e).
  • Un certificat de nationalité ivoirienne de l’intéressé(e) de son parent ivoirien.
  1. Qu’en est-il du cas où un acte d’état civil est délivré dans un pays où la Côte d’Ivoire n’est pas représentée ?

Dans ce cas, l’intéressé (e) doit constituer un dossier de transcription comprenant les mêmes pièces ci-dessus citées. Le Ministère de Affaires Etrangères de la République de Côte d’Ivoire transmet le dossier à la Mairie du Plateau pour transcription.

  1. Quel service du Ministère des Affaires Etrangères délivre-t-il les actes d’état civil ?

Les actes d’état civil consulaires sont délivrés au Département des Affaires Juridiques et Consulaires (AJC), Sous-directions des Affaires Consulaires, service d’Etat civil. 
L’intéressé doit  prévoir un timbre fiscal (trésor) de 500F CFA par copie d’acte d’état civil.
Dans le fonctionnement régulier du service d’état civil, le délai de délivrance d’un acte n’excède pas une semaine.

  1. En plus de la délivrance des actes d’état civil consulaires, le service d’état civil a-t-il d’autres missions ?

Le service d’état civil, en collaboration avec d’autres services consulaires s’occupe de la légalisation et des demandes de visas.

  • De la légalisation :

Le document à légaliser (actes d’état civil, actes notariés, actes de justice et divers autres) doit être authentifié par le Ministère de tutelle.
Ex : Les actes délivrés par les Mairies, Sous préfectures et les Préfectures doivent être authentifiés par la Direction Générale de l’Administration Territoriale (ou Direction des Collectivités Locales).
Les actes notariés et autres actes de justice doivent être préalablement authentifiés par le Ministère de la Justice.

  • Des demandes de visa

      • Les étrangers qui rentrent en Côte d’Ivoire :

Les demandes de visas sont introduites auprès des Ambassades ivoiriennes. Celles dont l’autorisation du Ministère de l’Intérieur est exigée, sont transmises à ce Ministère par le Ministère des Affaires Etrangères.

  • Pour les ivoiriens qui vont en mission.

Le Ministère des Affaires Etrangères adresse une note verbale à l’Ambassade du pays de destination. Les documents suivants sont joints à la note :

      1. Passeport Diplomatique ou de service
      2. Un ordre de Mission de l’intéressé (e).

II/- CANDIDAT A UN POSTE DE CONSUL HONORAIRE.

  1. Quelles sont les catégories de Consul Honoraire?

Il en existe deux :

  • Le consul Honoraire d’un Etat Etranger en côte d’Ivoire ;
  • Le consul Honoraire de Côte d’Ivoire à l’étranger.

La nomination du consul Honoraire d’un Etat étranger en Côte d’Ivoire résulte de la loi nationale de cet Etat concerné. L’accord de l’Etat de Côte d’Ivoire doit cependant être demandé.
            Une fois nommé par l’Etat concerné, le Consul Honoraire, pour s’installer et travailler. Mais il doit obtenir l’Exequatur. Qu’est-ce que l’Exéquatur ?
            L’Exéquatur est le document délivré au Consul Honoraire par l’Etat de Côte d’Ivoire. C’est ce document qui lui permet d’exercer officiellement sa charge en Côte d’Ivoire.

  1. Qui peut être Consul Honoraire de Côte d’Ivoire à l’Etranger ?

Les consuls honoraires de Côte d’Ivoire peuvent être des nationaux  ivoiriens ou des étrangers.
La nomination du Consul Honoraire doit être précédée de la présentation d’un dossier de candidature transmis au Département central par l’Ambassade compétente ou par le candidat lui-même.

  1. Quelles sont les pièces constitutives du dossier ?

Le dossier de candidature doit comprendre :

  • Une lettre de présentation de candidature à un poste consulaire ivoirien dans un Etat, une région, ou une ville. Cette lettre doit mentionner les projets du candidat pour servir la circonscription consulaire ;
  • Le curriculum vitae du candidat ;
  • Deux (02) photos d’identité et des photos en pied du candidat ;
  • Des photos des locaux susceptibles d’abriter le futur consulat honoraire ;
  • Une fiche de renseignement dûment remplie et signée par le candidat (voir modèle ci-joint).
  1. Comment se fait le dépôt du dossier constitué ?

Le candidat à un poste de Consul Honoraire de Côte d’Ivoire à l’étranger peut déposer son dossier soit à l’Ambassade dont il dépend, soit au Ministère des Affaires de Côte d’Ivoire.
Dans le premier cas, l’Ambassade examine le dossier et le fait suivre au Département central.
Dans le second cas, l’Ambassade du ressort territorial du futur consulat honoraire est saisie par le Ministère des Affaires Etrangères pour porter cette candidature à sa connaissance et lui demander de diligenter une enquête de moralité auprès des Autorités compétentes du lieu de résidence du candidat.

  1. Dans quel délai le dossier doit-il  être traité ?

Il n’y a pas de délai déterminé pour le traitement du dossier.

  1. En cas de refus, y-a-t-il une voie de recours ?

La nomination de Consul Honoraire relève de la compétence discrétionnaire des deux (02) Etats, l’Etat d’envoi et l’Etat de résidence. Il n’y a donc pas de voie de recours en cas de refus.

  1. Quels sont les critères de nomination de Consul Honoraire ?

Les critères de nomination de Consuls ivoiriens renvoient à quatre (04) éléments essentiels :

  • La suffisance de moyens financiers :

Le candidat doit disposer de moyens financiers suffisants pour assurer la charge de Consul Honoraire. La charge de Consul Honoraire n’étant pas rémunérée par l’Etat de Côte d’Ivoire.

  • La possession par le candidat de nombreuses relations dans les milieux d’affaires et dans la vie économique, sociale et politique de la circonscription consulaire qu’il sollicite.

Dans un tel cas, son appartenance à des groupes ou associations locales, chambres consulaires (d’industrie, de commerce…) est un élément important qui traduit son insertion dans la vie économique, politique de la localité et par conséquent, sa capacité à pouvoir mobiliser des hommes d’affaires et touristes à se rendre en Côte d’Ivoire pour des projets d’investissement et des échanges économiques et commerciaux avec des hommes d’affaires ivoiriens.

  • La possession par le candidat d’un local à mettre à la disposition du consulat :

Il lui est exigé de fournir dans son dossier personnel, des photos des locaux susceptibles d’abriter le futur consulat.

  • La bonne moralité du candidat :

Ce critère est déterminant dans le choix du consul honoraire de Côte d’Ivoire car il en va de l’image de marque de la Côte d’Ivoire à l’étranger.

  1. Comment les éléments fournis par le candidat au poste de Consul Honoraire sont-ils appréciés ?

L’Ambassade de Côte d’Ivoire de la circonscription consulaire sollicitée joue un rôle important dans la nomination de Consul Honoraire.
Elle vérifie l’exactitude des informations contenues dans le dossier et la bonne moralité du candidat par des visites effectuées chez lui, des entretiens avec celui-ci et des enquêtes officieuses menées sur sa personne dans son entourage et dans la circonscription consulaire sollicitée.

  1. Quel est le rôle joué par les Autorités locales dans le cadre de l’examen du dossier ?

Les Autorités locales diligentent une enquête de moralité sur le candidat, à la suite d’une demande de notre Ambassade de connaître l’avis de ces Autorités sur la proposition de candidature à un poste consulaire ivoirien dans leur Etat ou localité.

  1. Quel rôle joue le Département des Affaires Juridiques et Consulaires, en cas d’avis favorable des Autorités locales ?

Lorsque l’avis donné par les Autorités locales est favorable, le Département des Affaires juridiques et consulaires, prenant en compte, aussi bien cet avis que les observations de notre Ambassade sur le candidat, ainsi que l’analyse des pièces des dossiers personnels au niveau de ses services, informe le Ministre des Affaires Etrangères et sollicite des instructions. Le Ministre des Affaires Etrangères peut prendre la décision de nommer le candidat.
Dans ce cas il prend un arrêté de nomination et une Commission Consulaire au nom du candidat.

 

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